【大学生向け】電子メールの書き方

この記事ではメールの書き方についてまとめます。電子メールの書き方について説明した動画や関連記事リンクは最下部に置いています。

電子メールについて
電子メールの基本事項
- 送信事例
電子メールの利点と注意点
電子メールの書き方に関する動画
- 参考資料・記事

電子メールについて

電子メールは、他者に連絡する手段として広く利用されています。大学においては、教員との連絡・やりとりや入社試験に関する企業との連絡・やりとりなどに用いられることになります。SNS（LINEやSlack）などを利用したやりとりもありますが、基本的には電子メールを使ったやりとりが多いです。

メールの利点は以下の通りです。

送信者は好きな時刻に送付でき、受信者も都合のよい時間に読むことができる
記録、データが残る
多くの人に連絡することができる（複数の宛先，メーリングリストなど）
データ・ファイルを一緒に送付できる

他方、注意すべき点もいくつかあります。

場合によっては読まれない、開かれないことがある
書き方によって誤解を招くことがある

これらの具体的な内容については後半でまとめます。

電子メールの基本事項

まず、メールを送付する際に必要になる項目をピックアップします。

宛先
件名（タイトル）
宛名
自身の情報
本文

宛先（メールアドレス）を正しく入力しましょう。また、複数名に送付する場合は複数のメールアドレスを入力します。

件名は重要です。送信先の人（読み手）のことを考えて適切に件名をつける必要があります。件名なしの電子メールは論外です。例えば、授業内容に関する質問であれば「〇〇工学の授業内容に関する質問」などが件名の例になります。

メールでは宛名を最初に書きます。「〇〇様」、「〇〇教授」、「〇〇担当者様」、「〇〇御中」など受信先の人を冒頭に記載します。その次に、自身の氏名や身分について説明をします。大学生で履修中の授業の場合は、学生番号を記載するべきであると思います。

その後、本文（要件）について記載をしていきます。

丁寧なメールの書き方、具体的な記載の作法については、関連動画や関連記事をご覧頂ければと思います。

送信事例

To: （主な宛先）
Cc:　(メール内容を通知したい関係者）
Bcc:（メール内容を通知したい関係者。メール送信相手にメールアドレスを知られたくない場合に使う。）

[件名] 〇〇工学Iの病気による欠席

〇〇教授

〇〇学科〇年[学生番号]の[氏名]です。

〇〇により明日の〇〇工学の授業を欠席します。必要書類は後日、当該授業の終了後にお渡しします。

どうぞよろしくお願いします。

電子メールの利点と注意点

利点と注意点について一つづつ確認していきます。

送信者は好きな時刻に送付でき、受信者も都合のよい時間に読むことができる

時間に制約されないのは、電話などと違うメリットです。電話の場合は相手の都合を考えて利用時間帯を気にする必要があります。

記録、データが残る

記録に残ることは重要です。送信者、受信者の双方にメールが（消さない限りは）残り続けます。これが、後々受け取り手の見逃し等でトラブルになりそうなときに、記録として残っていることで不当な結果になることを防げます。

多くの人に連絡することができる（複数の宛先，メーリングリストなど）

一度に複数の人に情報を共有することができます。例えば、大学教員から1年生全員向けにメールを送信する場合は1年生全員のアドレスに送付（メーリングリストで送付）すれば一度の電子メール作成で済みます。

データ・ファイルを一緒に送付できる

エクセルファイルやPDFファイルなどのデータを送付することが可能です。ただし、サーバーごとで添付して送れるデータ量が決まっていますので注意してください。送信できない場合はエラーメッセージが返ってきます。

場合によっては読まれない、開かれないことがある

受取手がメールを読んでいない可能性は十分にあります。学生・大学教員・企業担当者それぞれで1日に処理しているメール数は人それぞれでかなり違うことになります。スパムメールもありますし、自分に関係のないメールもあり多数のメールが毎日来る中で対応すべきか否かを判断しながら、それぞれのメールに対応します。場合によっては処理を後回しにするメールもあります。そのような中で、書き方が悪いと対応不要なメールに見えることもありますし、対応忘れもありえます。